A Nota de Débito é um documento administrativo, não fiscal, utilizado para formalizar a cobrança de valores que não correspondem à venda de um produto ou serviço principal da sua empresa. Ela é ideal para solicitar o ressarcimento de gastos que você teve em nome de um cliente, por exemplo.

A relação é direta. A Nota de Débito é a ferramenta mais comum e organizada para formalizar um pedido de reembolso de despesas. Por exemplo, se sua empresa pagou por custos de viagem ou materiais para um projeto de um cliente, você emite a nota para cobrar esses valores específicos, separadamente da fatura do serviço principal.

A principal diferença é que a Nota Fiscal tem valor fiscal, registra uma operação de venda de produto ou serviço e gera o recolhimento de impostos (como ISS ou ICMS). Já a Nota de Débito não tem valor fiscal; ela serve apenas como um instrumento de cobrança para despesas que não geram impostos, como um reembolso.

Um template padroniza a forma como sua empresa solicita o reembolso de despesas. Ele garante que todas as informações essenciais, como a descrição detalhada dos gastos, os valores, as datas e os dados do devedor, estejam presentes no documento. Isso torna a cobrança mais profissional, clara e reduz as chances de erros ou contestações.

Uma Nota de Débito eficaz deve conter os dados completos tanto da sua empresa (credor) quanto do cliente (devedor), um número de controle sequencial, a data de emissão e de vencimento. O mais importante é o detalhamento claro dos valores que estão sendo cobrados, explicando a origem de cada despesa para que não haja dúvidas.