A gestão de despesas corporativas é o conjunto de processos que uma empresa usa para controlar, autorizar, rastrear e reembolsar todos os gastos feitos pelos funcionários em nome do negócio. Isso envolve desde custos com viagens, como hotéis e passagens, até despesas do dia a dia, como alimentação, transporte e compra de materiais.

A pesquisa aponta que os maiores desafios são a dependência de processos manuais, como o reembolso contra a apresentação de notas, a falta de visibilidade dos gastos em tempo real e a dificuldade de garantir que as políticas de despesas da empresa sejam seguidas. Esses fatores geram lentidão, retrabalho e riscos financeiros.

Uma gestão ineficiente afeta a produtividade de duas formas: o funcionário perde um tempo precioso preenchendo relatórios de despesas e esperando pelo reembolso, e o time financeiro gasta horas conferindo notas e planilhas. A automação desse processo libera ambos para se dedicarem a atividades mais estratégicas.

A pesquisa revela uma forte tendência de substituição dos métodos manuais por plataformas digitais. A tecnologia mais impactante são os sistemas integrados com cartões corporativos inteligentes, que automatizam a prestação de contas no momento da compra e oferecem aos gestores controle e visibilidade total sobre os gastos.

Uma boa gestão de despesas centraliza todas as informações de gastos em um só lugar. Isso permite que a empresa analise os dados para identificar onde o dinheiro está sendo gasto, quais áreas ou projetos têm os maiores custos e onde existem oportunidades de economia, fornecendo uma base sólida para decisões financeiras mais inteligentes.