O reembolso corporativo é o processo pelo qual a empresa devolve ao funcionário o dinheiro que ele gastou do próprio bolso para cobrir uma despesa do negócio, como uma viagem ou um almoço com cliente. Ele precisa ser bem estruturado para garantir que seja justo, rápido e transparente, evitando insatisfação do colaborador e problemas de controle para a empresa.

Um fluxograma de reembolso desenha visualmente todas as etapas do processo, desde a solicitação do funcionário até a aprovação final e o pagamento. Ele ajuda a padronizar o caminho que a solicitação deve seguir, definindo claramente quem são os responsáveis por cada etapa e quais os prazos, o que elimina gargalos e atrasos.

Os principais desafios são a falta de padronização nas solicitações, a perda de notas fiscais pelos colaboradores e a demora na conferência e aprovação por parte dos gestores e do time financeiro. Um controle de reembolso manual, sem um fluxo claro, geralmente resulta em processos lentos e suscetíveis a erros.

Um bom fluxograma deve incluir: o início (solicitação com anexo da nota fiscal), a etapa de aprovação pelo gestor direto, a verificação de conformidade com a política de despesas pelo time financeiro e, por fim, a ordem de pagamento. O material que oferecemos serve como um modelo para construir esse fluxo.

A melhor forma de evoluir do controle de reembolso manual é adotar um sistema de gestão de despesas. Plataformas como a da Flash, com um cartão corporativo inteligente, eliminam a necessidade de reembolso. Isso automatiza o controle, aumenta a segurança e acaba com a burocracia das planilhas.