O planejamento de uma viagem a trabalho deve incluir a definição clara dos objetivos da viagem, a reserva antecipada de passagens e hospedagem, e a criação de um roteiro com os compromissos. Também é fundamental alinhar o orçamento disponível para despesas como alimentação e transporte local. Nosso checklist ajuda a não esquecer nenhum desses itens.

Geralmente, a empresa é responsável por arcar com todos os custos essenciais da viagem, como transporte, hospedagem e alimentação, e por oferecer um seguro viagem, se necessário. A responsabilidade do funcionário é cumprir os objetivos profissionais da viagem e prestar contas das despesas de forma organizada, seguindo a política da empresa.

A prestação de contas geralmente ocorre após a viagem. O funcionário deve apresentar todos os comprovantes e notas fiscais dos gastos realizados para solicitar o reembolso. Empresas mais modernas utilizam cartões corporativos, que automatizam esse processo e eliminam a necessidade de o funcionário usar seu próprio dinheiro.

Uma política de viagem a trabalho clara é importante para padronizar os processos e alinhar as expectativas. Ela define os limites de gastos, os procedimentos para reserva e as regras para o reembolso de despesas. Isso garante que o processo seja justo e transparente para todos os colaboradores, além de dar mais controle financeiro para a empresa.

Um checklist funciona como um guia passo a passo que ajuda tanto a empresa quanto o viajante. Ele garante que todas as etapas, desde a aprovação da viagem até a prestação de contas final, sejam cumpridas. Usar um checklist reduz a chance de esquecimentos, diminui o estresse do planejamento e torna toda a experiência mais eficiente.