Descubra como a automação pode aumentar a produtividade do seu RH

Se você atua com recursos humanos, provavelmente está em busca de algum tipo de tecnologia para resolver os inúmeros desafios da área.

Atrair os melhores talentos, aumentar os índices de diversidade e inclusão, melhorar as taxas de engajamento ou a efetividade dos treinamentos. Tudo isso passa por otimizar tarefas operacionais e permitir que a área de gestão de pessoas trabalhe de maneira mais estratégica e produtiva.

“A automação é importante porque nos permite sair do burocrático e do operacional para participar de forma ativa na análise dos problemas e contribuir assertivamente nas tomadas de decisões”, afirma a consultora de RH Emanuella Velez, top voice do Linkedin. "Um RH automatizado consegue otimizar o tempo a seu favor, além de minimizar erros e reduzir custos, o que é algo extremamente importante para o negócio e os resultados."

Mas quais processos devem ser automatizados? E como a tecnologia pode contribuir para um RH mais estratégico? Preparamos um guia básico para que você entenda como a automação pode beneficiar a gestão de pessoas na sua empresa. Confira!

Afinal, o que é a automação do RH?

De maneira objetiva, a automação do RH é um processo que usa ferramentas digitais, como um software, para automatizar ações manuais e repetitivas.

Essa otimização de rotinas, como análise de currículos para recrutamento, gestão da folha de pagamento ou controle de jornada, por exemplo, garante mais agilidade na execução e também mais precisão de resultados.

A importância da automação para a produtividade do RH

Um dos principais ganhos da automação é na produtividade dos times que fazem a gestão de pessoas no dia a dia. Ao tirar dos profissionais de RH as tarefas repetitivas, a empresa os libera para concentrar a energia em assuntos que de fato vão fazer a diferença para a empresa, como engajamento, retenção de talentos, inclusão e diversidade.

Neste sentido, o que não faltam são pesquisas e dados mostrando os ganhos que a automação traz. Listamos, a seguir, alguns números que comprovam a relação entre uso de tecnologia e aumento de produtividade.

• Segundo um estudo da Nucleus Research, consultoria de pesquisas em tecnologia, empresas que automatizaram processos de RH economizaram 90% de tempo em tarefas administrativas;
• Outro levantamento da Nucleus Research revelou que empresas que usam tecnologia têm processos de onboarding 67% mais rápidos;
• Pesquisa da Careerbuilder diz que líderes de RH perdem, em média, 14 horas por semana com tarefas que poderiam ser automatizadas.

Além do aumento de produtividade, outras vantagens do uso de uma plataforma de RH são: redução de erros; maior facilidade na captação e na análise de dados; segurança no armazenamento dos dados; redução de custos e fluxos de trabalho mais consistentes e organizados.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Muitas das tarefas repetitivas do RH já podem ser automatizadas por ferramentas digitais. Abaixo, mostramos uma lista com as principais:

Recrutamento e seleção

A triagem de candidatos pode levar dias se feita manualmente. Com a ajuda de softwares com inteligência artificial, que comparam automaticamente os currículos a partir de critérios de seleção pré-definidos, o processo é feito em segundos. Dessa forma, os recrutadores ganham tempo para fazer entrevistas e conduzir outras etapas da seleção.

Admissão e Onboarding

Plataformas digitais facilitam o recebimento de documentos no processo de admissão e na integração de novos colaboradores. Hoje, softwares permitem a automatização de cadastros, envio de documentos e acompanhamento de etapas importantes, como treinamento.

Comunicação Interna

Uma comunicação interna efetiva é fundamental para manter os colaboradores engajados. Mas fazer disparos de orientações, informações e divulgações manualmente pode se tornar uma tarefa trabalhosa e pouco produtiva. Uma boa plataforma de RH permite que as mensagens cheguem no tempo certo aos funcionários e que o RH ainda consiga monitorar o volume de acesso e até mesmo a repercussão das mensagens.

Pesquisa de clima organizacional

A automação e pesquisas de clima reduz o tempo dedicado à criação de perguntas, coleta e organização de respostas. Com as novas tecnologias, é possível não apenas fazer lançamentos em massa, mas também receber a tabulação dos dados pronta para a análise e definição de estratégias.

Folha de pagamento

Considerado um dos processos que mais onera o tempo do RH, a folha pode ser automatizada com sistemas integrados. Apostar nesse tipo de recurso otimiza os cálculos e ajuda a companhia a se manter em dia com a lei, evitando erros e problemas com o pagamento de funcionários.

Controle de ponto

Ter uma plataforma segura de marcação de ponto eletrônico permite ao RH ter muito mais eficiência no controle de horas extras, ausências, escalas, banco de horas e férias, e também no cálculo das verbas de pagamento. Isso leva a otimização do trabalho do RH, à redução de horas extras e banco de horas e à diminuição de perdas com ações trabalhistas, por exemplo:

Análise de dados

Com um mercado de trabalho cada vez mais volátil, os times de gestão de pessoas precisam ser orientados a dados. O problema é que, hoje, muitas das informações necessárias para tomada de decisão estão espalhadas em planilhas de Excel e plataformas distintas, incluindo aí e-mail e WhatsApp. Um bom sistema de análise de dados ajuda o seu RH a concentrar, estruturar e analisar todos os dados em um só lugar. Com dashboards atualizados em tempo real, o RH tem acesso fácil a insights e relatórios.

Passo a passo para automatizar o RH

Realizar uma pesquisa aprofundada é o primeiro passo para encontrar tecnologias alinhadas com as necessidades da empresa e que ofereçam um bom custo-benefício. “Existem excelentes soluções de IA hoje no Brasil, mas cabe à empresa e aos profissionais da área de RH identificarem quais etapas podem ser realizadas por esses sistemas, sempre atendendo às especificidades e aos desafios do negócio”, explica Eliete Bernal Arellano, professora de gestão de pessoas da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Após a análise inicial, alguns outros passos podem contribuir para um processo de automatização bem-sucedido. São eles:

1. Mapeie todas as atividades do seu RH: é essencial compreender o que cada equipe faz, quais são as atividades, como é sua execução e quanto tempo duram. O que na área gera demanda de horas gastas de forma operacional e que poderiam ser investidas de outra forma?

2. Conheça a fundo a jornada do seu colaborador: entender as etapas da gestão de pessoas na sua companhia, bem como a rotina das pessoas, possibilita compreender onde a experiência é ruim e precisa ser melhorada.

3. Dedique verba para tecnologia em seu planejamento estratégico: os investimentos em plataformas são um passo importante para otimizar processos e facilitar o cumprimento de metas globais da organização.

4. Estabeleça metas: a automação será feita com qual objetivo? Isso é fundamental para desenhar novos processos e fluxos de trabalho que contemplem o uso da tecnologia, liberando o RH para atividades estratégicas.

5. Integre e treine a equipe: durante muito tempo a tecnologia foi vista como inimiga. Por isso, não basta implantar novos sistemas, os colaboradores precisam compreender para o que eles servem e entender que estão ali para facilitar o trabalho e não ocupar seu cargo.

Leia também: 10 indicadores que todo RH estratégico deveria acompanhar

Integração de sistemas

Outro ponto que o RH precisa avaliar é a integração dos sistemas. Um levantamento realizado pela Flash People com profissionais de RH mostrou que a área usa, em média, sete ferramentas diferentes para cada uma das etapas da jornada do colaborador.

Não é raro que os funcionários sejam recrutados em uma plataforma, façam a integração em outra e sejam avaliados em um terceiro sistema. É uma realidade fragmentada, com diversos logins e senhas — o que dificulta o dia a dia da gestão de pessoas e prejudica a experiência dos colaboradores.

Por isso, é importante que a estratégia de automação considere o quanto a tecnologia que será implementada é integrada a outros sistemas. Quanto mais completa for a plataforma, melhor para o RH.

Faz sentido temer demissões com o avanço da tecnologia?

Por fim, uma grande discussão que permeia a vida dos profissionais de gestão de pessoas quando o assunto é automação é: será que vale a pena implementar essa tecnologia? Existe risco de ela roubar meu trabalho?

Na palestra "Homens versus Máquinas: Aliados ou Inimigos", realizada no Flash Humanidades, Miguel Nicolelis, um dos maiores neurocientistas do Brasil, foi categórico ao dizer que as máquinas jamais vão conseguir alcançar o pensamento e a criatividade humana.

"O diferencial das empresas do futuro está no investimento que farão na criatividade humana. Porque é ela que vai gerar tecnologias disruptivas e que vai modificar o impacto no planeta, se é que vamos estar aqui daqui a alguns séculos.”

Embora a automação sirva de ferramenta para um RH 4.0, ela não substitui um time capaz de ler cenários e pensar de maneira estratégica.

"Vale lembrar a importância das soft skills, ou seja, as competências sociais e emocionais que só os humanos possuem e essas não são substituídas por nenhuma tecnologia”, diz Eliete Bernal Arellano, professora de gestão de pessoas da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Flash People: a plataforma de automação da Flash

Como você viu nesta reportagem, soluções integradas, que reúnem na mesma plataforma diferentes processos, como admissão, treinamento e comunicação, facilitam o processo de automação.

Conheça nossa ferramenta de automação para a área de gestão de pessoas e agende uma demonstração com nosso time.

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